公司办公自动化管理规定

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正文：

1 目的

   为强化公司办公自动化系统的打点，确保系统各功能有用运行，信息实时措置和反馈。对电子公函切确、规范、平安、实时地进行措置，提高工作效率。  

2 合用规模

   本划定合用公司内部各单元、解放经销商、处事站办公自动化系统的打点。
 

3 术语和界说

电子公函：电子公函是指在企业打点过程中所形成的具有行政效力和规范体式，能被计较机措置、拷贝、存储和现代数据通信手艺传递的公务文书如：（抉择、抉择、指示、请示、批复、通知、书记、传递、陈述、会议纪要、专题会议纪要、公函等）。XX

4 职责

4.1公司办公室是公司办公自动化系统的打点部门，对公司办公自动化系统的打点负责，按期搜检、指导、评价、查核公司办公自动化系统的使用、运转、保密情形。

4.2公司电算室是保证公司办公自动化系统正常运行的系统维护部门，对公司办公自动化系统能否正常运行负责，并负责对永远保留的信息备份工作。
4.3人力资本开发室负责人员流动、用户变换信息的实时供给。

4.4收集室是解放经销商办公自动化系统的打点部门，对解放经销商办公自动化系统的打点负责，按期搜检、指导、评价、查核解放经销商办公自动化系统的使用、运转、保密情形。

4.5处事打点部是解放处事站办公自动化系统的打点部门，对解放处事站办公自动化系统的打点负责，按期搜检、指导、评价、查核解放处事站办公自动化系统的使用、运转、保密情形。

5 打点要求

5.1 电子公函打点划定。

5.1.1 电子公函与纸质公函关系。

5.1.1.1各部门须指定专人负责办公系统打点，按纸质公函打点轨范措置电子公函。

5.1.1.2电子公函行文关系，与纸质公函的行文关系不异。

5.1.1.3除非凡注明外，电子公函与纸质公函具有齐截的行政效力。电子公函不加印鉴。
5.1.1.4电子公函的公函要素与纸质公函根基一致，搜罗：公函版头、奥秘品级、发文字号、签发人、公函问题、主送机关、正文、附件声名、成文日期、主题词、抄报抄送机关、附件等。

5.1.1.4电子公函的打点分为收文和发文打点，其工作流程与纸质公函工作流程根基不异。

5.1.2上机操作人员必需熟记本人的用户代码和口令，并保守奥秘，在系统中不得从事与工作无关的勾当，系统用毕应实时退出该系统。上机人员调离工作岗位应实时通知办公室和电算调整营业流程、更改用户设置。非办公系统中注册的人员不得上机操作或浏览。
5.1.3 对神秘级以上（含神秘级）的文件和篇幅较长的转发附件，仍以纸质体例发送，但要形成简要声名，进入营业流程，批复工作仍在办公系统中进行。
5.1.4 使用人员要在每个工作日8:00-8:30和16:00-16:30时代察看"待处事宜"，并签定定见。
5.1.5国家奥秘级以上（含奥秘级）和集团公司神秘级奥秘公函不得以电子公函形式在网上传递。

5.1.6各部门在收到电子公函后，有需要复制成一份（经发文机关核准可复制成多份）纸质公函，应需在所复制成的纸质公函右上角加盖复制专用章（电子公函复制专用章图样附后）注明复制单元、日期、份数，然后继续打点的其他轨范。所收到的不异纸质公函应作为备份存档。

5.1.7 电子公函措置和存储，必需采用专用的计较机和存储设备，由收到电子公函的人员负责打点，确保有关设备的平安。
5.1.8 电子公函介质[硬（软）磁盘、磁带、光盘等]应按下列要求打点：
5.1.8.1 电子公函介质的使用和保留，等同纸质公函的使用和保留。
5.1.8.2 电子公函介质的维护和维修，由公司电算室负责。
5.1.8.3 电子公函介质的销毁，等同纸质公函的销毁，须进行挂号并由两人监销，确保不漏销、不丢失踪。

5.1.9用户认证打点。

5.1.9.1用户密码体例：用户初度上岸时系统强制更改密码，日常要求每隔1个月改削用户密码。

5.1.9.2建议系统采用电子身份认证卡确保系统的平安。

5.1.10用户打点。

5.1.10.1用户从头审核：将现有的OA用户按部门列表由用户地址部门率领签字确认。

5.1.10.2新用户申请轨范：新增用户由本人填写新增(变换)用户表（附后），本部门率领签字后，到人力资本开发室盖章确认，由电算室建树用户。

5.1.10.3用户权限变换：当对用户权限有非凡需要时，请填写用户权限变换表（附后）。

5.1.10.4用户变换：人员流动时，由人力资本开发室填写用户新增（变换）表（附后）供给给电算室，由电算室对这些用户变换所属部门。

5.1.10.5用户注销：人员调离，退休、退养、去职时，由人力资本开发室填写用户注销表（附后）供给给电算室，由电算室注销用户。

5.1.11用户组打点。

5.1.11.1用户群组从头审核：将群组名称及群组成员列出后，由各主管部门从头审核。

5.1.11.2新用户组申请轨范：由使用部门填写用户新增（变换）表（附后），与电算室协商建树。

5.1.11.3用户组的日常打点：用户组由电算室进行日常维护。

5.1.11.4用户组信息的发布：为便利查询各用户组包含的成员，电算室将每隔一个月在通知通知布告中发布用户组信息。

5.1.12功能模块的打点。各模块的主管单元指定专人对模块中的文档进行维护。

5.1.13系统操作要求。

5.1.13.1要求天天早8：00打开OA办公系统，下班时触发按钮，形成的信息由各部门专人打点并与考勤挂勾。

5.1.13.2上班时代每隔一个小时查看一次最新信息。

5.1.13.3各模块的主打点单元负责实时更新信息。

5.1.14信息打点要求。

5.1.14.1电子邮件系统：要求经常清理，保证邮件占用空间小于100M。

5.1.14.2通知通知布告、留言板：文档保留一个月时刻，超期后由电算室对文档进行删除。

5.1.14.3公函打点、党委工作、食堂打点：由办公室对文档进行维护。

5.1.14.4政策律例、经济责任制：由企管办对文档进行按期维护。

5.1.14.5信息发布、信息收集：由指定部门的专人负责维护。

5.1.14.6对于永远保留的信息由电算室负求全份。

5.1.14.7主要信息主打点部门要自已备份

5.2经销商电子公函打点划定。

5.2.1每家经销商一个用户名，由专人打点与使用，用户名和密码要有两人知晓，避免人员调动，其他人不能登录。

5.2.2上机人员调离工作岗位，新的操作人员应实时更改用户设置。

5.2.3上机操作人员必需熟记用户名和密码，并保守奥秘。

5.2.4上机操作人员在系统中不得从事与工作无关的勾当，系统用毕应实时退出该系统。

5.2.5不许将IE浏览器设置成“表单自动提醒密码”。

5.2.6上机人员不得在邮件系统中向所有用户群发邮件，一经发现，作为劣迹记入经销商综合考评。

5.2.7使用人员要每日登录系统，至少保证早、晚各一次，并实时将一汽商业总公司的有关信息通知到相关人员。

5.3处事商电子公函打点划定。

5.3.1外来公函进行挂号、措置，在收文流程中措置，例如：一汽网上公函、处事传递、月报审核通知及其它形式的文件等。由处事站资料员负责打点流程。

5.3.2处事站内部拟定的公函，需按流程打点且归档，在发文流程中打点。由处事站资料员负责打点流程。

5.3.3信息采编用来从各类媒体采集各类相关信息，经筛选清算编纂后形成各类主题刊物，进行发布。例如：质量信息反馈、重年夜质量问题陈述请示、用户信息、索赔申请、市场信息等。首要由持有一汽商业公司公布的培训上岗证的处事司理、剖断员、资料员负责。

5.3.4公共处事为各处事站供给资料和处事，资料内容由处事打点部清算更新后供查询、使用。

5.3.4.1处事系统通信录，供处事站使用，首要由商业公司电算室负责。

5.3.4.2处事信息传递、月报审核信息每月由处事打点部进行编写，以供处事站查看。

5.3.4.3资料打点是涉及日常工作需共享的各方面资料，例如：新车型信息、产物改良信息、零部件信息、故障编码、保用尺度等。首要由处事打点部负责。

5.3.4.4电子通知布告板用于发布各类公共信息和通知等，各处事站均可发布。
5.3.5直接发送电子邮件主若是用于小规模内的信息沟通。

5.3.6关于磁盘上机使用的划定。

5.3.6.1凡从外单元带回、拷回或购回的磁盘，必需由有关处事站站长赞成并经处事站计较机打点人员作病毒搜检后，方可上机使用。

5.3.6.2外单元人员来处事站上机时，所带磁盘必需由处事站站长赞成，经作病毒搜检确认无病毒后，方可上机使用。

5.3.6.3发现病毒时，操作者不得私行措置，须经处事站计较机打点负责人查明原因后，责成专人措置。

 6相关文件

（无）

7相关记实及保留期

7.1新增(变换)用户表           保留刻日            五年

7.2用户权限变换表                 保留刻日           五年

7.3用户注销表                  保留刻日            五年

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文章关键字：后勤公文 - 管理制度,公司管理制度,财务管理制度,企业管理制度